Il Blog di Ale Big Mama

COME STRUTTURARE UN EVENTO: 8 FASI FONDAMENTALI

Quest'oggi voglio raccontarti quali sono le 8 fasi principali per dar vita ad un evento ben congegnato, voglio raccontarti quali sono gli step che seguo io, in prima persona, nella creazione dei miei eventi in giro per l’Italia!

ATTENZIONE!

Ogni cosa che leggerai da questo punto in poi non è scritta in alcun libro, è semplice frutto della combinazione di un ventennale lavoro sul campo e una grande passione, di conseguenza la troverai unicamente in questo articolo.

Ti senti pronto? Partiamo!

 

BRAINSTORMING

La prima, è la fase di “Brainstorming”, con questo termine intendo un momento della durata variabile in cui spingiamo la nostra mente a ragionare senza seguire alcuno schema predefinito.

E’ un momento dedicato al "pensiero divergente” e alla successiva elaborazione di quest'ultimo.

"Ok! Inizio a non capirci più un cazzo..”

Mi spiego meglio, il "pensiero divergente” è un modo di ragionare altamente creativo, in partenza bisogna dare libero sfogo alla fantasia, passando da un idea ad un altra in massima fluidità.

(chiaramente più persone partecipano a questa fase maggiore sarà il valore apportato)

Durante questo primissimo step le idee migliori vengono segnate ed evidenziate con colori diversi in base alla loro rilevanza ipotetica,Verde (Potente), Giallo (Mediocre), Viola (Accettabile).

 

esempio evidez.

Al termine si passa al secondo ed ultimo step nella fase di “Brainstorming” (Letteralmente, Tempesta di Cervelli) Elaborazione ovvero l'abilità di dare concretezza alle proprie idee.

Sostanzialmente in questo ultimo step bisogna riuscire a dare un senso materiale ai propri pensieri:

"In termini di costi è sostenibile? Quali possono essere ipotetici Fornitori? Come verrebbe stanziato il budget?"

Queste e molte altre sono le domande che ci si inizia a porre in quest’ultimo passo.

Lo scopo è di identificare 3 idee attuabili e realizzabili andando a scartare tutte le altre.

Questo processo può durare da un minimo di 2 ore a un massimo di 4, per esperienza superate le 4 ore di attività la produttività mentale inizia a ridursi di conseguenza il mio consiglio personale è di non superarle se non vuoi Fondere! 

Identificate le 3 proposte si passa alla seconda fase.

 

NAMING

Proprio così, è arrivato il momento di dare un nome a queste formidabili proposte!

Questa fase non è importante.. Di più!

Dovrai spremerti le meningi per trovare dei nomi che rispettino queste 3 caratteristiche:

  • Originalità
  • Unicità
  • Espressività di concetto

Con un po’ di allenamento e la giusta dose di creatività ci riuscirai, i metodi per riuscirci sono moltissimi, la verità è che non ne esiste uno migliore di un altro.

A dirla tutta.. Spesso i nomi migliori mi fioccano alla mente mentre sono sotto alla doccia…

Ognuno di noi ha un metodo proprio, difficile da trasmettere.

La cosa importante è che si tratti di un termine o una breve frase, originale, unica e che esprima l'idea nel modo più diretto e facile da ricordare possibile!

Lascio il resto alla tuo fervido genio creativo.

Passiamo così alla terza fase.

 

BUDGETING E SCELTA DELLA LOCATION

In base al budget a disposizione potrò procedere alla scelta di una location piuttosto che un’altra, per intenderci se voglio fare un evento in un palazzetto dello sport servirà allestire un bar, montare un palco e portare un impianto luci esterno, tutta una serie di costi accessori all’affitto dei locali, se decido di fare lo stesso evento in un club già attrezzato è chiaro che cambia tutto no?

Bene...

Tuttavia non posso basarmi unicamente sul budget, rischierei di dar vita ad un evento senza alcun senso. 

Per capirci meglio ti faccio un esempio: se ho in mente di fare un Catshow con 70 artisti tra cui contorsionisti, ballerini, mangiafuoco, ecc. e poi il budget mi permette unicamente di poter affittare un locale con il soffitto molto basso… Sarebbe tutto inutile capisci? Non avrei la possibilità di farli esibire!

La location deve essere in grado di potenziare e rafforzare l'idea di partenza.

Nella scelta della location è compreso anche il sopralluogo, quindi una volta trovato un possibile luogo in cui strutturare l’evento è necessario visitarlo di persona per comprendere al meglio ogni dinamica.

Proseguiamo.

 

LA SCELTA DELLA DATA

Stabilire una data può sembrare semplice ma non lo è affatto.

Il metodo che utilizziamo è molto semplice:

Teniamo a disposizione due calendari.

Il primo è quello “istituzionale", la nostra base, verrà riempito da un membro del team con le festività, ponti, possibili vacanze e i vari giorni di festa (es. il santo patrono, cambia di città in città, ecc.) nel periodo che abbiamo scelto per l’evento.

Il secondo è quello “emozionale”, quest’ultimo è più complesso da compilare e riempire, per poterlo fare è necessario conoscere il pubblico target e le sue abitudini.

Ti faccio qualche esempio:

Se voglio dar vita a un evento dedicato ad un target adulto nel periodo che va da natale a capodanno, in questo secondo calendario dovrò tener conto del fatto che si tratta di festività in cui generalmente un adulto è preso dal lavoro, deve preparare i saldi, avrà appena finito il "tour de force” nei negozi, ecc. Tutta una serie di problematica e possibili dissuasivi di cui DEVO tener conto.

Se voglio dar vita ad un evento dedicato al tennis andrò a segnare sempre su questo secondo calendario quando si giocheranno le varie partite importanti in merito, e via dicendo… Fissare un evento dedicato a questo fantastico sport la sera in cui giocano la finale di Wimbledon Federer e Djokovic sarebbe pura follia no? A meno che non sia previsto un maxi schermo ;) 

Passiamo alla prossima fase di cui voglio parlarti.

 

PIANO ESECUTIVO

Definiti tutti gli elementi che daranno forma all’evento si passa alla stesura di un piano d’azione, quest’ultimo ha la funzione di definire e calendarizzare le attività da svolgere in ogni fase dell’evento.

Nella fase di Pre-Lancio si cerca di creare Hype e curiosità senza svelare troppi dettagli.

Nella fase di Lancio si spinge con post chiari e più dettagliati.

Durante lo Svolgimento dell'evento sono necessarie foto live emozionali, stories del team e dei clienti che saremo noi ad invogliare ad agire!

Dopodiché arriva la Rassegna Post-Evento, quest’ultima fase gioca un ruolo fondamentale nel “fissaggio” di emozioni, ricordi o semplici impressioni nelle menti del tuo pubblico.

Come si fa una rassegna post evento “come si deve”??

I passaggi sono principalmente:

- Lancio fotografico (album di foto top della serata)
- Aftermovie (video contenente tratti e spezzoni emozionali di forte impatto)

Saltare anche solo uno di questi due elementi indebolirà notevolmente la riconoscibilità futura del tuo evento/ format.

Una volta redatto questo piano si passa alla...

 

REGIA

In questa fase pianificheremo l’organigramma (chi fa cosa) e il cronoprogramma (quando e come).

La suddivisione dei compiti avviene tramite centri di responsabilità, trovare le persone giuste per ogni centro è fondamentale!

I centri di responsabilità in questione sono:

Addetto alle pubbliche relazioni - 1 persona che si occuperà di scegliere quali saranno le persone da mettere in campo nell’ambito delle pubbliche relazioni, contattarle e chiudere accordi vantaggiosi con loro, infine, al termine dell’evento si occuperà di fare i conteggi di tutti i Pr. (Parleremo approfonditamente di questo ambito in un nuovo articolo)

Social media manager - 1 persona che si occupi di scegliere la strategia social, come strutturarla e come implementarla. 

Studio Grafico - 1 studio grafico separato dal social media manager, gestito da quest’ultimo e dall’event manager.

Addetto al personale - 1 persona molto abile a scegliere i dipendenti ed arruolarli. 

 

ESECUZIONE

Il momento unico dell’evento in scena.

 

CONTROLLO RISULTATI

Questa fase si esaurisce tramite un briefing tra l’event manager e i vari centri di responsabilità in cui si vanno a valutare i risultati ottenuti.

Con questo abbiamo concluso tutte e 8 le fasi in questione. 

 

Complimenti se sei arrivato fino a qui le tue competenze da event manager sono cresciute del 324%! 

Su questo Blog continuerai a trovare articoli simili a questo, attinenti a un ambito professionale di cui si parla troppo poco a mio parere ;)

Oltre ai dovuti complimenti, mi piacerebbe inoltre invitarti a far parte di Clubbers, la prima community di Imprenditori del mondo della notte in Italia. Io e il mio team abbiamo deciso di fondarla più di un anno fa sviluppando un progetto di formazione davvero degno di nota.

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Un abbraccio.

Ale Big Mama

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